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目前分類:老闆娘如何查帳 (14)

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第十四期進貨與銷貨成本之查核

基本上進貨與銷貨成本是損益表的最大項目,其中銷貨成本的單位成本係由進貨的單價所產生,進貨單價如果合理,則銷貨成本不致太高,從而獲利較有保障。此外進貨的明細表與銷貨成本餘額必須合理而且正確,這也是進貨與銷貨成本查核的重點。進貨與銷貨成本的查核介紹如下:

 

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第十三期銷貨收入之查核

銷貨收入是公司主要的收入來源,也是企業營運的主要目標之一,銷貨入的風險在於已出貨而未迅速紀錄、未依公司規定的價格出售,以及虛增銷貨以增加營業收入等。

銷貨收入之查核介紹如下:

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第十二期其他資產及負債之查核

一般而言,企業最主要的資產及負債項目應該不是其他資產及其他負債,如果這些項目金額佔財務報表很大的比率,就要考慮財務報表是否有失真。有關其他資產及負債科目查核之介紹如下:

 

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第十一期固定資產之查核

固定資產所佔的金額相當龐大,然而固定資產之控制是在事前,也就是投資某一固定資產必須先評估其未來的經濟效能,如果為公司帶來一定的經濟效益才可購入,購入時,必須經過詢價、比價、議價乃至於招標的過程,以確保取得金額之合理性,然後必須有相關人員驗收,記入公司的財產目錄中。有關固定資產之查核如下:

查核固定資產餘額是否正確,與固定資產取得與處分是否依規定做適當的處理。

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應付帳款是公司的主要流動負債,是因為向供應商賒購而產生,應付帳款的主要風險在於已實際發生而未入帳,例如實際上已進貨並且月底盤點已計入存貨中,但尚未紀錄其應付帳款。以及有多付款貨重複付款的情形發生,使公司導致損失。有關應付帳的查核介紹如下:

查核應付帳款帳戶餘額是否正確,與貨款的付款是否依規定做適當的處理。

查核目的:

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除了存貨的正確性與合理性查核外,我們必須確保存貨的進出存有被適當的紀錄,以避免已經出貨而無銷貨之紀錄,造成公司的損失。同時也要避免已經進貨,而無進貨的紀錄,在存貨不正確的同時,低估了應付帳款的金額。在這裡先介紹存貨管理的相關制度設計考量。

首先必須所有的出貨都有紀錄,使銷貨成本增加存貨減少的同時,銷貨與應收帳款亦被正確記載,已避免有出貨無收款造成公司的損失。

其次所有的進貨都有紀錄且驗收入庫,使存貨增加的同時,應付帳款亦同時紀錄。這中間追求的是即時且正確的紀錄,一般而言,公司如果於驗收時未入帳,而等到供應商月底開發票來請款時才入帳,那表示在月底還沒請款前,存貨均未入帳,可是公司在這段期間可能就銷貨出去,此時可能帳上會發生先銷貨後進貨的情形,由於尚未紀錄進貨,使存貨的結存為負數的情形發生。一般公司如果有這種情形發生,表示公司的會計系統徹底崩潰,公司的運作已不依賴會計系統,而採用其他管理系統來彌補會計系統運作之不足。由於會計系統的複式簿記的特性以及總帳及明細帳勾稽的特性,同時藉由存貨、應收帳款、銀行存款三個科目的對帳與盤點,可以很容易發現應收帳款收款的問題,同時也可以藉由存貨、應付帳款、銀行存款三個科目的對帳與盤點,由公司內部及外部驗證存貨、收款、付款及銀行存款的正確性。失去了會計系統的正確運作,公司有如再沒有儀表版的飛機上開飛機,對公司的管理及風險都會有很大的影響。

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存貨是一個重要的項目,基本上存貨是企業獲利的主要來源,企業借由存貨之購進與售出來賺取毛利,同時存貨也是流動資產中最重要的項目之一,如果存貨的金額不正確,就表示公司的資產負債表也不正確,而且損益表的損益計算也不正確。為什麼呢?因為存貨是跨越資產負債表與損益表間的項目,已出售的存貨叫銷貨成本,未出售的叫存貨。而期初存貨加上本期進貨減去期末存貨等於銷貨成本,例如期初有10個存貨,本期進貨30個,期末存貨12個,請問銷售幾個?答案是28個,因為期初存貨10個加上本期進貨30個,共有可銷售商品40個,期末剩下12個,所以銷售28個。如此一來如果期末存貨高估200萬,則可能銷貨成本低估200萬,因而銷貨毛利高估200萬;反之期末存貨低估100萬,則可能銷貨成本高估100萬,因而銷貨毛利低估100萬。所以存貨不準,整個資產負債表與損益表都不準。嚴重的話,財務報表不但無法提供有用的資訊,反而會導誤財務報表使用者,做出錯誤的決策。

要確認存貨的正確性,與銀行存款及應收帳款一樣,必須要編製存貨明細表,而存貨明細表,則是由存貨明細帳所產生,只要存貨明細表上的金額與資產負債表或試算表上的存貨金額一致,就表示存貨並非憑空捏造,而是有帳簿可查。但是應收帳款及銀行存款都可藉由明細帳編致對帳單與銀行或客戶對帳,來驗證銀行存款或應收帳款之存在與金額之正確性。存貨則主要不是編製對帳單用對帳的方式來確認其存在與金額之正確性,存貨是用盤點的方式來確認其存在與數量之正確性,至於金額是否正確則需進一步之計算與驗證。正由於應收帳款如果不正確,因為是與外部單位對帳,客戶對於不正確或不一致的地方,會發現而告知公司,存貨由於並未向外部單位對帳,並沒有第三者來告知公司的存貨是否正確,完全借由公司的紀錄與盤點來確認其存在與正確性。如果公司的管理相當差,則存貨之正確性堪慮,進一步員工可在存貨管理的缺失上下其手,同時公司的資產負債表與損益表亦皆不能被相信。

存貨之複雜的原因在於,它有進出存的問題,如果進貨未入帳或紀錄不正確、如果出貨未入帳或記入不正確,如果存貨的倉儲管理不佳,導致漏盤或盤點不正確,都會使存貨正確性發生很大的問題。當然每種狀況的風險程度不同,最嚴重的是出貨漏記或未紀錄,因為未紀錄所以沒有向客戶請款,除非客戶管理很好而且老實,否則該筆貨款將無法收回。至於如果漏記進貨,除非供應商的會計管理很差,否則遲早會向本公司請款而發現有該筆存貨漏記的情形。但是由於漏記存貨,使公司的存貨帳不真實,所有的銷貨及進貨資訊都無法由公司內部的存貨系統產生,會導致已為有貨但是實際上並無貨可賣,喪失公司的商譽,或者以為無貨,而並未接受客戶的訂單而使收入減少,這些存貨管理不正確的資訊,都會癱瘓公司的正常進銷貨運作,而使公司無法有效經營。

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除了應收帳款的正確性與合理性查核外,我們必須確保銷貨有被適當的紀錄,已避免有出貨的事實,而無帳款的回收的情形。同時也要確定銷貨均已被核准及紀錄,信用交易均已被核准及紀錄,有依規定寄出請款單收款,收款的金額及期間均依合約處理。

在這裡先介紹應收帳款管理的相關制度設計考量:

首先必須所有的出貨都有紀錄銷貨與應收帳款,已避免有出貨無收款造成公司的損失。其次,如果客戶要求信用交易,交易的期間與信用交易金額必須經過核准,以避免公司進行太多信用交易,積壓過多資金或可能發生太多呆帳損失。然後公司必須依約定的期間進行請款,然後派員赴客戶處收款,或由客戶寄回支票或匯入公司指定帳戶,如果客戶未於約定時間付款,則必須進行帳款的催收作業以確保帳款之收回。同時,對於銷貨退回與折讓,貨款的沖銷都必須有適當的規定,以避免貨款少收或短收的情形發生。

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如果老闆看到公司的報表,上面顯示公司的應收帳款為2000萬,你要如何看這個金額。首先必須確定應收帳款是否正確,而且確實存在。其次要確定應收帳款是否收的回來,也就是確定應收帳款的收款品質,如果收款品質不好,可能必須補提呆帳,同時該部門的收款績效與業務獎金也都必須向下修正。有關應收帳款正不正確,是否確實存在的問題,我們可以進行證實查核,有關應收帳款收款品質的問題,可以用分析性覆核程序驗證其合理性。

基本上,公司的帳準不準,報表上的應收帳款是否正確,是查核應收帳款很重要的目的,如果帳上的應收帳款與實際的不符,那麼這家公司的帳就是記好玩的,其真實性根本值得懷疑。

一般而言,要驗證帳上資料的正確性,就必須與外部單位對帳才可以。但是與客戶對帳是一個客戶一個客戶對帳,而無法以試算表或資產負債表的總金額和客戶對帳,因此要驗證試算表或資產負債表上應收帳款的正確性,就必須要有公司各客戶的應收帳款明細的資料才行。因此必須要編製客戶別應收帳款明細表,例如甲客戶12月底應收帳款餘額500萬、乙客戶12月底應收帳款1200萬、丙客戶12月底應收帳款餘額300萬,合計公司的應收帳款12月底餘額為2000萬。這個合計金額2000萬,必須要與資產負債表或試算表上的應收帳款金額一樣,才可證明,試算表或資產負債表上的應收帳款金額是有實際存在的數據所彙總紀錄而成,或者說,資產負債表餘額或試算表上的餘額是有實際的數據來支持它的存在,不是亂編出來的。然後呢,我們在以應收帳款明細表的金額與客戶對帳,亦即甲客戶12月底餘額500萬、乙客戶12月底餘額1200萬、丙客戶12月底存款餘額300萬與客戶對帳,可以發對帳函(函證)給客戶,其金額是否一致。如果一致的話就是證明我們應收帳款的紀錄是確實存在而且正確的,也就是說,試算表或資產負債表上應收帳款金額是實在而且可驗證的。如果不一致也沒關係,因為有些金額本公司先入帳,客戶因為跨月而未入本月份的帳。但是有些狀況就必須更正了,例如客戶已付款而公司並未入帳,此時必須判定公司員工是否有中飽私囊的情形,或是祇是公司延遲入帳而已,延遲入帳的時間如超過3天,那也顯示公司的內部控制有很大的缺失。有時候公司帳上的應收帳款的紀錄為200萬元,可是客戶的應收帳款為180萬元,那就必須追蹤原因,到底是客戶未依定價付款,還是品質有瑕疵,必須進一步調查清楚,如果是本公司的問題,必須重開發票或辦理銷貨折讓,已反映實際的銷貨與應收帳款的價值。

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一般公司的老闆比較注意現金是否被竊盜、被非法的運用,但是資金的流入也是很重要的項目,一般而言,資金的流入的查核有逆查法及順查法兩種,查核公司的銀行存款與現金的收入都是合法且被正確紀錄的查核方式是採用逆查法,亦即從由存摺或銀行對帳單,核對到總分類帳或明細分類帳,在核對到傳票或原始憑證的查核方式。目的看,其紀錄的金額是否一致,紀錄的時間是否合理,收入是否有合理或合法證據以供證明。而順查法是由應收帳款明細帳查到請款單,看有無適當請款,再查到收款單看有無適當收款,再查核到傳票應收帳款明細帳,看有無適當的沖銷紀錄,再查到銀行存款的對帳單與銀行存款明細帳,但所收到的金額是否正確,入帳的時間是否合理,有無被中間借用一段時間在還公司。這些順查法我們在應收帳款及收入的查核在加介紹。本文只介紹銀行存款中收入的順查法之查核如下:

 

查核目的:驗證公司的銀行存款及現金交易都是合法,且被適當紀錄。

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本期接續上期銀行存款餘額之查核後的後續查核,因為銀行存款餘額正確並不表示銀行存款的支出沒有被盜領,沒有被誤用。到底銀行存款的支出有無適當的依據,有無依公司規定來處理,就必須要對其資金流向加以查核。公司的銀行存款是否依公司的規定合法的支用的查核,稱之為遵行查核。本期查核公司的銀行存款與現金的支用都是合法的查核方式是採用逆查法,亦即從由存摺或銀行對帳單,核對到總分類帳或明細分類帳,在核對到傳票或原始憑證的查核方式。目的在看其紀錄的金額是否一致,紀錄的時間是否合理,支出是否有合理或合法證據以供證明。資金流向的查核介紹如下:

查核目的:驗證公司的銀行存款及現金交易都是合法,且被適當紀錄。

當公司的現金及銀行存款增加或減少,都必須有適當的會計紀錄、相對應的科目、及合法的憑證。說明如下:

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如果你是一個老闆,你只有一天的時間要查位於海外子公司的帳,你會查哪些?查銀行存款,這是最正確的答案。企業所有的交易最後都反映在現金及銀行存款上面,查銀行存款是最後一道防線,可以發現有無不當支出等舞弊情形。

除此之外,公司的帳準不準,報表上的銀行存款是否正確,也是查核銀行存款很重要的目的,如果帳上的銀行存款與實際的不符,那麼這家公司的帳就是記好玩的,其真實性根本值得懷疑。

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本期接續上期介紹查帳的基本方法,一樣的是以查帳例子做介紹,儘量使讀者能夠身入實境,而不是以一些抽象的名詞解釋來介紹查帳的主要方法。

四、調節

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本期先介紹企業從小到大都必須依賴查帳以發揮效能,進而使企業正常的運作的理由,同時介紹主要的查帳方式,並以舉例方式讓讀者能更很快進入查帳的境界。

企業為何需要查帳:

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