一般公司的老闆比較注意現金是否被竊盜、被非法的運用,但是資金的流入也是很重要的項目,一般而言,資金的流入的查核有逆查法及順查法兩種,查核公司的銀行存款與現金的收入都是合法且被正確紀錄的查核方式是採用逆查法,亦即從由存摺或銀行對帳單,核對到總分類帳或明細分類帳,在核對到傳票或原始憑證的查核方式。目的看,其紀錄的金額是否一致,紀錄的時間是否合理,收入是否有合理或合法證據以供證明。而順查法是由應收帳款明細帳查到請款單,看有無適當請款,再查到收款單看有無適當收款,再查核到傳票應收帳款明細帳,看有無適當的沖銷紀錄,再查到銀行存款的對帳單與銀行存款明細帳,但所收到的金額是否正確,入帳的時間是否合理,有無被中間借用一段時間在還公司。這些順查法我們在應收帳款及收入的查核在加介紹。本文只介紹銀行存款中收入的順查法之查核如下:

 

查核目的:驗證公司的銀行存款及現金交易都是合法,且被適當紀錄。

當公司的現金及銀行存款增加或減少,都必須有適當的會計紀錄、相對應的科目、及合法的憑證。

說明如下:

如果銀行存款增加並無會計紀錄,表示可能有應收帳款或某些會計交易未被紀錄,也可能該筆金額在事後被非法提領所以並未入帳。銀行存款的對帳單上如有收入的金額,必須要確保此筆收入有被記入到公司帳上。不然,有可能員工故意漏計此筆收入,然後事後再以洗錢的方式提領。縱使員工並無違法的企圖,如果公司銀行存款有進帳,但是公司並未做紀錄,表示可能帳款以收回而未適當沖銷,這時應收帳款仍然掛在帳上,財務報表上應收帳款的數據就不準了。不只如此,在發對帳單及請款單給客戶時,也可能產生雙方金額不一致對不攏的情形。更糟的是,銀行存款所收的款項是否正確,會不會應收100萬,客戶只匯來90萬,像這種狀況就必須確定該筆銀行存款的收入有被正確紀錄時方能得知。但是公司也必須有很好的應收帳款明細分類帳的設置與紀錄,以及銀行存款明細分類帳的設置與紀錄才有辦法進行驗證。

 

 查核方法

一、由存摺或銀行對帳單抽查巨額或重要的收入項目,核對到總分類帳或明細分類帳看是否有銀行存款在借方的紀錄,其紀錄的金額是否一致,紀錄的時間是否合理。

查核目的:確定存摺或銀行對帳單上巨額或重要的收入項目均有被紀錄於分類帳中,紀錄的金額一致,且紀錄的時間合理。如公司紀錄的收入日為11/3而銀行

存摺的支出日為12/5表示該筆金額可能被挪用後再補回。

二、由分類帳查核到日記簿,看完整的交易分錄借方貸方科目與金額是否合理。

查核目的:確定分類帳的紀錄係由日記帳的記錄所過帳,同時看借方科目是否合理。

一般而言,下列狀況是正常發生:

1.   如貸方科目為銀行存款表示係銀行存款帳戶間的轉帳。

2.   如貸方科目為應收票據,表示應收票據到期。

3.   如貸方科目為應收帳款,表示應收帳款到期客戶採電匯方式付款。

應注意之事項及後續的查帳動作:

1.   如貸方科目為應收帳款,則可能是以電匯付款的交易,應核對是否依公司約定時間付款,如已超過折扣期間其匯款金額為貨款金額亦或已預扣現金折扣後的淨額。注意應收帳款明細帳的沖銷紀錄是否正確。

2.   如存摺或對帳單有銀行存款匯入的紀錄,但會計人員一時無法查到匯入款的性質,則應先以暫收款科目入帳,等到收款性質確定後再轉列適當的科目。

3.   如貸方科目為銀行存款表示係銀行存款帳戶間的轉帳,則要看對方帳戶的存摺或對帳單是否有該轉帳金額匯出,及匯出金額與日期是否正確,如匯出為整數,匯入金額為零零散散,匯入日期與匯出日期差太遠,就是典型的洗錢及挪用公款的手法,要追究原因。

4.   如貸方科目為應收票據,表示應收票據到期。必要時要看當初的分錄,看應付票據付款項目是否合理,如7/8是借:應付票據 貸:銀行存款,可以查出4/5是借:應付帳款 貸:應付票據 3/20 是借:進貨 貸:應付帳款且傳票後附有驗收單、進貨發票等付款憑證,則本筆交易是正常交易。

 

 

記帳小知識:

如果你是家族企業,企業帳與私人帳都用同一本存摺,那就必須判斷該筆收入是屬於公司的收入費用或私人的收入費用,如公司的收入則借:銀行存款 貸:相關的科目(如銷貨收入、利息收入、應收帳款、應收票據等),如該收入是私人的收入或係私人借公司週轉之匯入支出則借:銀行存款  貸:股東往來,如此才可產生正確的資產負債表與損益表。但是在公司法股東挪用公司的資金是不合法的,但公司借用股東的資金是合法的,所以最好股東私人的收支不要與公司混在一起,用相同的存摺或支票存款帳戶,否則除了銀行存款的內部控制出了問題外,同時會使財務報表失真,由於銀行存款與存貨是會計內部控制與紀錄正確性的最重要防線,其收支情形要經常查帳,且要編銀行調節表與銀行對帳,有制度的企業,股東私人的收支絕對不會與公司銀行帳互相混淆。

 

特別注意的狀況:

員工有可能盜領巨額存款,於月底或年底製作假的銀行存款。方法很簡單,只要從甲支票存款的戶頭開一張1000萬元的即期支票,然後於下午存入另外一個乙存摺存款的戶頭,以明交票的方式入帳,此時由於並未進入票據交換,所以甲支票存款戶頭並未扣除此1000萬支存款。乙銀行存款的存摺,則已登入此筆1000萬元的存入,公司在當天平白多出1000萬元,直到次日甲支票存款戶頭,因為票據交換成功,才會扣除此1000萬元的銀行存款。問題在於月底或年底的銀行存款金額就多出1000萬來,可以掩飾被其盜用1000萬的事實。查核的方式是要注意所有戶頭月底及月初的大額銀行存款的支出及存入,以避免員工瞞天過海於其中上下其手。

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