本期先介紹企業從小到大都必須依賴查帳以發揮效能,進而使企業正常的運作的理由,同時介紹主要的查帳方式,並以舉例方式讓讀者能更很快進入查帳的境界。

企業為何需要查帳:

當企業都是由老闆兼工友時,所有的工作老闆都了然於心,此時自然舞弊的問題比較小,橫豎所有的交易大小工作都逃不出老闆的手掌心。但是這也不表示不用查帳,因為只要你有67個客戶,有23家供應商,有10幾種存貨,有100筆交易以上,就會有對帳的問題發生,所以還是要查帳。

公司到了超過7個人以上時,老闆已經無法監督到所有的員工,這時候就會有出貨漏記帳,重複付款,存貨不正確,應收帳款請款與對帳,應付帳款的複核與對帳的問題,所以更需要查帳。

當公司更擴張時,例如設立國外子公司或者其他縣市的分公司及關係企業時,老闆已經無法座鎮當地,唯有靠會計報表及制度來管理,為了確定會計數字是否正確,制度有無被執行更需要查帳。否則授權而無監督無控制變成棄權,全公司被掏空而不自知。

查帳是如此的重要,從小公司開始到大公司都必須依賴查帳,以確保會計數字之健全、公司制度之有效執行、員工及經理人舞弊之防制、以及資源之有效使用,等這些查帳可以達到的功能。

查帳的方法有哪些?

一、     發函或對帳以證實數字之正確

例如一般以應收帳款而言,要驗證帳上資料的正確性,就必須與外部單位對帳才可以。但是與客戶對帳是一個客戶一個客戶對帳,而無法以試算表或資產負債表的總金額和客戶對帳,因此要驗證試算表或資產負債表上應收帳款的正確性,就必須要有公司各客戶的應收帳款明細的資料才行。因此必須要編製客戶別應收帳款明細表,例如甲客戶12月底應收帳款餘額500萬、乙客戶12月底應收帳款1200萬、丙客戶12月底應收帳款餘額300萬,合計公司的應收帳款12月底餘額為2000萬。這個合計金額2000萬,必須要與資產負債表或試算表上的應收帳款金額一樣,才可證明,試算表或資產負債表上的應收帳款金額是有實際存在的數據所彙總紀錄而成,或者說,資產負債表餘額或試算表上的餘額是有實際的數據來支持它的存在,不是亂編出來的。然後呢,我們在以應收帳款明細表的金額與客戶對帳,亦即甲客戶12月底餘額500萬、乙客戶12月底餘額1200萬、丙客戶12月底存款餘額300萬與客戶對帳,可以發對帳函(函證)給客戶,其金額是否一致。如果一致的話就是證明我們應收帳款的紀錄是確實存在而且正確的,也就是說,試算表或資產負債表上應收帳款金額是實在而且可驗證的。如果不一致也沒關係,因為有些金額本公司先入帳,客戶因為跨月而未入本月份的帳。但是有些狀況就必須更正了,例如客戶已付款而公司並未入帳,此時必須判定公司員工是否有中飽私囊的情形,或是祇是公司延遲入帳而已,延遲入帳的時間如超過3天,那也顯示公司的內部控制有很大的缺失。有時候公司帳上的應收帳款的紀錄為200萬元,可是客戶的應收帳款為180萬元,那就必須追蹤原因,到底是客戶未依定價付款,還是品質有瑕疵,必須進一步調查清楚,如果是本公司的問題,必須重開發票或辦理銷貨折讓,已反映實際的銷貨與應收帳款的價值。

二、     盤點

以存貨盤點為例,要確認存貨的正確性,與銀行存款及應收帳款一樣,必須要編製存貨明細表,而存貨明細表,則是由存貨明細帳所產生,只要存貨明細表上的金額與資產負債表或試算表上的存貨金額一致,就表示存貨並非憑空捏造,而是有帳簿可查。但是應收帳款及銀行存款都可藉由明細帳編致對帳單與銀行或客戶對帳,來驗證銀行存款或應收帳款之存在與金額之正確性。存貨則主要不是編製對帳單用對帳的方式來確認其存在與金額之正確性,存貨是用盤點的方式來確認其存在與數量之正確性,至於金額是否正確則需進一步之計算與驗證。正由於應收帳款如果不正確,因為是與外部單位對帳,客戶對於不正確或不一致的地方,會發現而告知公司,存貨由於並未向外部單位對帳,並沒有第三者來告知公司的存貨是否正確,完全借由公司的紀錄與盤點來確認其存在與正確性。如果公司的管理相當差,則存貨之正確性堪慮,進一步員工可在存貨管理的缺失上下其手,同時公司的資產負債表與損益表亦皆不能被相信。

三、     觀察

有些狀況可以藉由觀察得知,例如:甲公司的主管一直為存貨盤虧找不出原因所困擾,直到有一天收到一筆莫名其妙的貨款,經其向客戶詢問方知,係支付前幾天購貨之貨款。然而甲公司之帳上並無銷售給該客戶之紀錄。該主管決定要了解原因,他觀察到主要的原因在於出貨單並非由倉庫所開立,而是由守衛開立。守衛有時並不在大門辦事,有時候又很忙必須要對來賓換證件,以致有很多出貨單並未開立,由於出貨單未開立,所以倉庫的存貨也未扣帳,因而發生盤虧的情形。

該主管決定改由倉庫開立出貨單,並且出貨單上必須註明客戶訂單號碼,已確定公司的出貨都是客戶所訂購,不可以隨便任意出貨。同時出貨單必須有一複本通知業務部門通知已出貨,並聯同發票紀錄銷貨簿即應收帳款明細帳。為避免出貨單遺失而漏記銷貨帳的情形,規定所有的出貨單必須預先按順序編號並控制。如果有做廢應收回,如此一來就可知出貨單是否有依規定處理,如有做廢或遺失可以迅速發現。

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