存貨是一個重要的項目,基本上存貨是企業獲利的主要來源,企業借由存貨之購進與售出來賺取毛利,同時存貨也是流動資產中最重要的項目之一,如果存貨的金額不正確,就表示公司的資產負債表也不正確,而且損益表的損益計算也不正確。為什麼呢?因為存貨是跨越資產負債表與損益表間的項目,已出售的存貨叫銷貨成本,未出售的叫存貨。而期初存貨加上本期進貨減去期末存貨等於銷貨成本,例如期初有10個存貨,本期進貨30個,期末存貨12個,請問銷售幾個?答案是28個,因為期初存貨10個加上本期進貨30個,共有可銷售商品40個,期末剩下12個,所以銷售28個。如此一來如果期末存貨高估200萬,則可能銷貨成本低估200萬,因而銷貨毛利高估200萬;反之期末存貨低估100萬,則可能銷貨成本高估100萬,因而銷貨毛利低估100萬。所以存貨不準,整個資產負債表與損益表都不準。嚴重的話,財務報表不但無法提供有用的資訊,反而會導誤財務報表使用者,做出錯誤的決策。

要確認存貨的正確性,與銀行存款及應收帳款一樣,必須要編製存貨明細表,而存貨明細表,則是由存貨明細帳所產生,只要存貨明細表上的金額與資產負債表或試算表上的存貨金額一致,就表示存貨並非憑空捏造,而是有帳簿可查。但是應收帳款及銀行存款都可藉由明細帳編致對帳單與銀行或客戶對帳,來驗證銀行存款或應收帳款之存在與金額之正確性。存貨則主要不是編製對帳單用對帳的方式來確認其存在與金額之正確性,存貨是用盤點的方式來確認其存在與數量之正確性,至於金額是否正確則需進一步之計算與驗證。正由於應收帳款如果不正確,因為是與外部單位對帳,客戶對於不正確或不一致的地方,會發現而告知公司,存貨由於並未向外部單位對帳,並沒有第三者來告知公司的存貨是否正確,完全借由公司的紀錄與盤點來確認其存在與正確性。如果公司的管理相當差,則存貨之正確性堪慮,進一步員工可在存貨管理的缺失上下其手,同時公司的資產負債表與損益表亦皆不能被相信。

存貨之複雜的原因在於,它有進出存的問題,如果進貨未入帳或紀錄不正確、如果出貨未入帳或記入不正確,如果存貨的倉儲管理不佳,導致漏盤或盤點不正確,都會使存貨正確性發生很大的問題。當然每種狀況的風險程度不同,最嚴重的是出貨漏記或未紀錄,因為未紀錄所以沒有向客戶請款,除非客戶管理很好而且老實,否則該筆貨款將無法收回。至於如果漏記進貨,除非供應商的會計管理很差,否則遲早會向本公司請款而發現有該筆存貨漏記的情形。但是由於漏記存貨,使公司的存貨帳不真實,所有的銷貨及進貨資訊都無法由公司內部的存貨系統產生,會導致已為有貨但是實際上並無貨可賣,喪失公司的商譽,或者以為無貨,而並未接受客戶的訂單而使收入減少,這些存貨管理不正確的資訊,都會癱瘓公司的正常進銷貨運作,而使公司無法有效經營。

本期先針對存貨的正確性與合理性查核做一介紹:

存貨的查核主要為查核存貨帳戶餘額是否正確,與存貨的進貨與出貨是否依規定做適當的處理。

查核目的:

驗證存貨餘額的正確記錄與確實存在。

確保存貨餘額的合理性。

藉由查帳提高存貨管理的績效與決定適當的產品組合決策。

確保存貨交易均依公司規定處理並記錄。

 

 

驗證性查核

查帳目的:在驗證資產負債表的存貨餘額係由帳載所產生,其金額正確且確實存在。

 

取得各商品存貨明細表將餘額加總與試算表或資產負債表的存貨餘額核對是否相符

查帳目的:

驗證存貨的金額的總帳餘額與明細帳餘額一致,從而可以了解資產負債表或試算表上存貨餘額的內容為何?係由哪些明細所組成。並可以以明細表的各明細帳的餘額為基礎,做進一步驗證性的查核。

 

由存貨明細表各商品存貨餘額核至各存貨明細帳餘額是否相符

查帳目的:

驗證支持資產負債表與試算表存貨餘額的明細表各品名的存貨餘額係由明細分類帳餘額所編製而成,其資料係由會計帳簿組織的紀錄所產生,並非憑空毫無依據所捏造出來。

 

必要時要由存貨明細帳與盤點報告及盤點紀錄核對。

查帳目的:

公司的帳簿組織所產生的總帳與明細分類帳的紀錄一致,只能確定所提供的交易資料都紀錄帳簿組織正確處理。至於所提供的交易資料是否正確,該紀錄是否實際存在,則有賴於與實際盤點,取得交易外部客觀的證明,也驗證存貨餘額的實際存在。

 

合理性查核

查核目的:驗證存貨餘額是合理的,如有重大變動可了解其原因,已提供進一步查核或作為改進的依據。

 

與去年比較存貨週轉率或存貨出售期間看是否有進步或退步的情形

查帳目的:

存貨週轉率或存貨出售款期間如果有不尋常的增加或減少,除非提出合理的解釋,否則可能對其存貨的期末餘額產生合理性的懷疑,必須要做更多的盤點與驗證行動,來驗證其正確性。

 

編製各產品存貨出售期間看何者優於全公司平均存貨出售期間或去年平均出售期間,何者比全公司平均出售期間或去年平均出售期間為差?

查帳目的:

就組成存貨餘額的各品名存貨的紀錄,計算個品名或各類存貨的平均存貨出售期間,分析出哪些品名或品類的存貨出售期間太長,是導致整體存貨出售期間無法進步的原因,據以做適當的了解與改進,可驗證這些存貨的具體存在同時可以加強這些客戶存貨的管理。

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