除了應收帳款的正確性與合理性查核外,我們必須確保銷貨有被適當的紀錄,已避免有出貨的事實,而無帳款的回收的情形。同時也要確定銷貨均已被核准及紀錄,信用交易均已被核准及紀錄,有依規定寄出請款單收款,收款的金額及期間均依合約處理。

在這裡先介紹應收帳款管理的相關制度設計考量:

首先必須所有的出貨都有紀錄銷貨與應收帳款,已避免有出貨無收款造成公司的損失。其次,如果客戶要求信用交易,交易的期間與信用交易金額必須經過核准,以避免公司進行太多信用交易,積壓過多資金或可能發生太多呆帳損失。然後公司必須依約定的期間進行請款,然後派員赴客戶處收款,或由客戶寄回支票或匯入公司指定帳戶,如果客戶未於約定時間付款,則必須進行帳款的催收作業以確保帳款之收回。同時,對於銷貨退回與折讓,貨款的沖銷都必須有適當的規定,以避免貨款少收或短收的情形發生。

這些應收帳款的紀錄與收款措施是否有依照公司的規定進行的查核稱之為遵循查核。應收帳款的遵循查核介紹於下:

遵循查核

查核目的:確定應收帳款都有依公司規定程序處理並記錄,同時藉由違反規定及不正確紀錄的查核,提高公司應收帳款記錄的正確性並確保交易的進行與處理能符合公司規定的處理程序。

 

對於高於或低於平均應收帳款收款期間之客戶,做下列查核?

出貨單有無核准信用額度?

有無照規定寄請款單並收款?

收到支票具有無超出約定的票期?

查帳目的:

由於過高與過低的應收帳款收款期間都屬異常,過長的應收帳款期間表示收款績效不良,不但積壓資金同時可能產生壞帳。過短的應收帳管期間應注意有無太嚴苛,而可能降低業務量或市場占有率的情形發生。應此必須注意其信用核准與收款是否帳公司規定與訂單約定進行。

 

逆查

由應收帳款明細帳抽核應收帳款的增加都有合法之憑證?交易條件、信用、報價金額、出貨單訂單都屬正常。

查帳目的:

應收帳款明細帳提供查帳的明細資料,一方面我們已驗證應收帳款明細帳的餘額與應收帳款明細表的記錄相符;如果能驗證應收帳款明細表的借貸記錄都是有合法的交易為依據,且確實記錄。則可以證明公司的會計記錄的正確性與交易係依據公司的作業程序所合法處理,同時也驗證公司的作業程序與規章有確實的被執行。

 

由應收帳款明細帳抽核應收帳款的減少都是

1. 收款且收款期間與付款期間與公司規定相符,且計入應收票據與銀行存款帳戶中

2. 銷貨退回或折讓均有合於權限的專人核准

3. 借方不能有奇怪的科目,如借暫付款 貸應收帳款

查帳目的:

應收帳款的減少,除了係帳款回收外,其他的狀況都表示債權的損失與帳款的無法收回,必須要驗證應收帳款的減少係合法進行,以避免有虧空公款與非法喪失公司的債權使公司的財產受到損失。

 

順查在查核所有銷貨是否有依規定處理,並被適當的入帳紀錄,並無延記、短記或漏記的情形。

逆查在查核所有的帳載應收帳款都有依規定來處理,並無違法情形。

 

此外我們亦關心應收帳款的獲利與績效查核,一般而言,查核不只在確認應收帳款的確實存在與應收帳款是否有依規定處理,我們同時關心,應收帳款是否有效管理,為公司帶來營利,或者能夠即時收款,降低資金之積壓,有關應收帳款獲利與績效之查核介紹如下:

 

獲利與績效查核

查核目的:了解應收帳款目前的狀況,以加強績效管理或進行債權確保行動,已提高獲利能力或降低損失。

 

計算各客戶的毛利貢獻與應收帳款積壓資金成本?

查帳目的:

計算各客戶的毛利貢獻與應收帳款所積壓的資金成本,可以求出客戶毛利的淨貢獻,作為客戶管理的依據。

 

編製各客戶帳齡分析表,與上期比較看有無惡化,如有惡化有無提出適當的保全措施?

查帳目的:

由帳齡分析表分析各客戶的信用狀況與付款情形,如有惡化狀況應及時確保債權。

 

特別注意的狀況:

公司如果內部控制有同一人處理應收帳款明細帳兼管應收帳款收款時,可能會發生挪用的情形,例如由甲客戶收到10萬元,先挪用,並不銷掉甲客戶的應收帳款。然後由已客戶收到10萬元,借記銀行存款、貸記甲客戶的應收帳款,然後收到丙客戶的錢,記到乙客戶的帳,所以甲客戶所收到的10萬元就暫時挪用,直到被發現或事後補回為止。之所以可以如此上下其手,是因為公司管收款的人與管應收帳款明細帳的人士同一人所致。由於金額不大,所以在與客戶對帳時,只要向客戶解釋是跨月處理,客戶會不疑有他。根本之計是,管收款的人不能管應收帳款明細帳之紀錄,其次,由第三者與客戶對帳,也可以發覺此種舞弊發生。

另外一種狀況是,空頭公司的發生,有時候業務員會在外面設一空頭公司,然後和公司進貨,一開始先小量進貨,然後現金付款。等進貨兩三個月後,要求信用交易23個月,一般公司也不疑有他,會接授其申請,然後交易金額月來越大、付款期越來越長,最後可能在應收帳款餘額為2000萬時倒閉,一走了之。

要避免這種情形,必須公司有完善的徵信與信用管理制度,公司必須有信用額度之控制與客戶信用評等之制度。如此一來,可能在該空頭公司積欠本公司應收帳款200萬時,即因超過信用額度而不再出貨。另外,如果由第三者寄對帳單,由於可能並無回信,或者甚至查無此人退回,此時可以進行現場或電話訪查,就可發現是空頭公司,即時補救以避免進一步的損失。

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