本期接續上期介紹查帳的基本方法,一樣的是以查帳例子做介紹,儘量使讀者能夠身入實境,而不是以一些抽象的名詞解釋來介紹查帳的主要方法。

四、調節

當對帳不符或有兩本帳時(例如總帳與明細帳)就必須調節相符,例如:我們在以銀行存款明細表的金額與銀行對帳,亦即甲帳戶12月底存款餘額100萬、乙帳戶12月底餘額250萬、丙帳戶12月底存款餘額150萬與銀行對帳,可以發對帳函(函證)給銀行,也可以直接和銀行存款存摺或銀行對帳單核對,其金額是否一致。如果一致的話就是證明我們銀行存款的紀錄是確實存在而且正確的,也就是說,試算表或資產負債表上銀行存款金額是實在而且可驗證的。如果不一致也沒關係,因為有些金額本公司先入帳,銀行因為託收或票據交換尚未入帳,也有些金額公司已經出帳了,可是也許供應商尚未將到期的支票存入銀行託收,所以銀行尚未將此筆金額扣除,只要編製銀行調節表,將此公司的銀行存款餘額與銀行對帳單上的餘額調節相符,就可以確認公司帳上的銀行存款金額的正確性。

五、加總

要驗證試算表或資產負債表上應收帳款的正確性,就必須要有公司各客戶的應收帳款明細的資料才行。因此必須要編製客戶別應收帳款明細表,例如甲客戶12月底應收帳款餘額500萬、乙客戶12月底應收帳款1200萬、丙客戶12月底應收帳款餘額300萬,合計公司的應收帳款12月底餘額為2000萬。這個加總合計金額2000萬,必須要與資產負債表或試算表上的應收帳款金額一樣,才可證明,試算表或資產負債表上的應收帳款金額是有實際存在的數據所彙總紀錄而成,或者說,資產負債表餘額或試算表上的餘額是有實際的數據來支持它的存在,不是亂編出來的。

六、遵循查核

確定公司的實際運作有無依規定來處理的查核,稱為遵循查核。

例如以應收帳款的遵循查核為例,其目的在確定應收帳款都有依公司規定程序處理並記錄,同時藉由違反規定及不正確紀錄的查核,提高公司應收帳款記錄的正確性並確保交易的進行與處理能符合公司規定的處理程序。遵循查核一般有順查及逆查兩種方式。

七、順查

由原始憑證查到日記簿與分類帳並查到明細表或試算表,依照資料處理的程序查核,稱之為順查。順查的目的在確定所有查到的單據,都有依規定處理,並適當紀錄。

進貨的順查

由請購單、驗收單,發票,抽查到存貨明細帳或進貨明細帳的紀錄,但有無適當的紀錄同時看其日期與金額與帳載是否相符?是否同時紀錄應付帳款明細帳?

查帳目的:

基本上是確定所有的請購單、驗收單,發票等進貨相關識向都被合法的處理與適當的紀錄。一般而言可以發現有漏記進貨的情形、短記進貨的情形、多記進貨的情形、提早或延後紀錄進貨的情形,都可由原始憑證順查到存貨明細帳或進貨明細帳而發現。

八、逆查

由明細表或試算表,查到分類帳再查到日記帳,最後查核其原始憑證,由報表查到原始憑證,稱之為逆查。逆查的目的在確定表表上的數字均由帳載而來,而分類帳上所抽到的交易,均有合法處理的原始憑證來支持此筆交易之合法性。

銷貨的逆查

由存貨明細帳或銷貨明細帳抽核是否有出貨單銷貨發票同時看其日期與成本金額與帳載是否相符?是否同時紀錄應收帳款明細帳其銷貨金額與出貨單或銷貨發票相符?

查帳目的:

存貨明細帳或銷貨明細帳提供查帳的明細資料,一方面我們已驗證存貨明細帳的餘額與存貨明細表的記錄相符;如果能驗證存貨明細帳的出貨記錄都是有合法的出貨單銷貨發票等單據為交易的依據,且及時且確實記錄。則可以證明公司的會計記錄的正確性與交易係依據公司的作業程序所合法處理,同時也驗證公司的作業程序與規章有確實的被執行。另外確定銷貨的同時應收帳款也被合理記載,以避免已出貨而漏計債權及收入的情形發生。

九、分析性覆核程序

乙公司的稽核人員發現本年度的費用率高達23﹪,比起去年的20﹪增加三個百分點,由於公司屬於薄利多銷的型態,如果費用率為23﹪公司可能無利可圖,所以必須加強控制費用,經查核發現修繕費由去年的120萬增加到今年的180萬為主要項目,所以所定修繕費為查核的主要範圍。結果由總分類帳中修繕費科目,抽查今年111231日間金額大於5000元之交易,結果發現其中有20筆均為總務部經理所領取,其內容分別為加油之油單,與修車之費用。核准人均為總務經理本人,由於該非用顯非公司營業所必要,公司乃要求總務經理自行吸收該費用。

上面所提到的與去年比較或與上月比較,發現百分比異常,或者是金額異常,進而做進一步的查核與確認,以找出不合理之交易,追回公司之損失。這種比較數字、或者計算百分比、甚至進行比率分析,這些方法稱之為分析性覆核程序。分析性覆核程序本身無法確定金額時否正確,也無法確定哪一筆交易有違法或舞弊的行為,但是分析性覆核程序可以發覺不合理的所在,指出可能有問題的地方,是找出查核範圍極有效的方法。

十、重行執行

包括驗算及覆核,也有可能是重新執行一件事情,看結果是否相同。例如丙公司的稽核人員有一次查核薪資時,由總分類帳查核到傳票,發現傳票後並未附相關憑證。所以就到人事部門去調薪資的資料,然而人事部門只有當月分的人事檔案,包括當月份本薪及獎金,並沒有代扣及扣繳的資料,也沒有支付淨額。人事部門說明一些扣繳之計算及撥款作業,均由會 計部某 小姐負責,稽核人員查詢會 計部某 小姐,她說她只是計算薪水,並將錢匯入銀行員工的戶頭,傳票上的金額是由匯入個戶頭的金額加總紀錄。由於公司有250員工,稽核人員只好調銀行對帳單加總金額,看是否相符。同時重行執行撥款作業,在加總的過程發現有5個員工薪資均匯入相同戶頭,就覺得很奇怪,然後向人事室調閱這五個人的資料,發現離職多年。於是就追出這位會 計 小姐虛報人頭,以外圍戶頭領了五個人的薪資共三年,金額達300多萬,最後告訴老闆,老闆以該會 計 小姐於公司創業時的元老,最後令其分期補足所虧空的款項後,自行離職不再追究。

十一、查詢

某公司由於獲利不錯,營業額大幅進步,為了不想多繳稅,其負責人姓林,就想一個辦法來進行節稅。其實也不是用什麼好方法,就是漏開發票而已。問題在於客戶都是開劃線禁止背書轉讓的支票付款,所以這些錢都會跑到銀行存款。借銀行存款,那貸要哪個科目呢?林老闆腦筋一動,就給他貸暫收款好了。銀行存款當然就陸陸續續領出來,但是暫收款越來越多整麼辦?於是林老闆就將暫收款陸陸續續轉到股東往來,於是在年底暫收款就沒那麼多了。但是股東往來越來越多怎麼辦呢?林老闆苦思不得解套,最後重於決定用現金增資來解決。於是林老闆就借:銀行存款、貸:股本,做一個現金增資的分錄;然後再借:股東往來、貸:銀行存款,把股東往來給沖銷掉。

國稅局有一位趙股長,他負責查這家公司的帳,經驗老到的他看到暫付款與股東往來的科目,就開始注意。於時他就採逆查法,由股東往來的總帳看,借:股東往來、貸:股本;然後看股東往來如何發生,原來是借:暫收款、貸:股東往來,那暫收款如何發生的呢?看一下帳發現是借:銀行存款、貸:暫收款,然後去看銀行存摺或銀行存款對帳單,發現是一張支票到期。向銀行調閱支票存根,就發現原來是由客戶所開來的禁止背書轉讓支票,一查詢客戶該筆款項的用途,就發現是買或所開出,結果這家公司應摟開發票被罰,他的客戶也因未取得憑證被罰。

 

 

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