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簡化繁雜，提高效率

講師：王友倫
串場演出：小君
美術設計：Zeev

時間：10分29秒

課程內容：
● 定期清理雜物
● 不用事事請示
● 成功就是漂亮的報告

摘要：
每天都有交不完的報告，開不完的會，信箱裡還有回不完的email，不禁讓員工質疑：放著很多該做的事不做，每天只是開會、交報告，難道這樣客戶就會自動上門，公司的績效就會出來嗎？

的確，隨著企業規模不斷地成長，組織和流程也變得越來越複雜，這些龐雜的流程中，潛藏著很多重複、彌補、錯誤，與不必要的浪費，對公司來說，是很嚴重的資源流失，也使得顧客感到挫折，員工也士氣低落。我們應該請教所有的公司的執行長一個嚴肅的問題：「你到底是要同仁交報告，還是交成果呢？」，想要提升競爭力，就應當簡化組織與作業流程，建立交出成果的文化。

沒有人會搬石頭砸自己的腳，公司的主管當然也不是故意要讓作業流程變得很複雜，可是公司裡為什麼總是會有那麼多無聊的，又沒有效率的事呢？組織結構、公司管理流程的方式、產品組合的不斷增加，以及企業主管的做事方式，都是導致事情愈來愈複雜的原因。以產品或服務的複雜度為例，公司為了要在市場上競爭，常常會因應環境的變化增加新產品、新服務，或新的規格變化，但卻很少把已經過時的，或不好的產品或服務拿掉，正因為這些產品或服務都沒有「落日條款」，所以公司的產品就愈來愈複雜。

很多公司都強調要為顧客量身訂做產品或服務，而過度應用這個原則的結果，就讓複雜成為一個無法控制的怪獸。美國的赫曼米勒傢俱公司就是一個例子，它有個很著名的椅子，叫做Aeron，強調人體工學，可以讓顧客自由選擇一些項目，打造適合自己的椅子，有一次，產品經理仔細檢視一下，竟然發現這款椅子有一億四千萬個組合選項，這對於供應鍊來說，是個很大的負擔，也增加了很多成本。經過進一步分析，他發現只有四千種選項曾經被顧客選過，而只有幾百種項目是比較常被訂購的。經過調整了以後，公司終於找出既能夠降低成本，又能夠符合顧客需求的作法。

公司必須定期把組織裡的一些雜物清理掉，包含有形和無形的雜物。在有形雜物方面，每個員工可能都會有一些堆積很久的雜物，或根本用不上的檔案，各部門也都堆積有不再使用的設備、物料、材料等；在無形方面，公司裡經常有一些過時的規定、流程，以及一些不再有意義的步驟或決策，成為拖慢速度的包袱。美國奇異公司的前執行長傑克˙威爾許就曾經說：「奇異公司是個老舊的大房子，閣樓上堆著很多雜物，必須定期清掉。」所以主管應該主動丟棄這些雜物、包袱，讓公司更成功。舉例來說，當公司要求業務部門增加拜訪顧客的時間20％的時候，業務部門就應該重新思考，什麼事情應該停止做，什麼事情應該簡化，以及如何提高和後勤團隊的合作。
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