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不再失禮及犯錯

講師:王友倫
串場演出:小君
美術設計:Zeev

時間:11分02秒

課程內容:
1. 撰寫email的7大重點
2. 撰寫email的5大禁忌
3. 電子郵件的標題與修辭
4. 電子郵件的保密與安全

摘要:
電子郵件是一個非常方便的工具,也可以算是一項偉大的發明,但就是因為它太方便了,使得很多人忽視如何好好使用它,例如在使用上公私不分,或是內容荒誕離譜,充斥著火星文,不僅讓人看了啼笑皆非,一頭霧水,也往往失禮得罪人,甚至洩漏了商業機密。其實,撰寫電子郵件,特別是商務電子郵件,還是有一些規範要遵循的。

1. 標題:標題或主旨要吸引人注意,最好能夠點出重要的內容。難怪我的信常常被當成垃圾郵件,下次一定要記得寫標題,而且不要再寫什麼「Hi」、「好久不見」…

2. 開頭:開頭的部分會讓對方決定是否繼續往下讀,如果和對方不熟,可以先表明身份,並從感謝的語氣開始。過去我常常直接就講內容,連對方的稱呼也沒有,給別人沒頭沒尾的感覺,以後我會注意「起承轉合」。

3. 換行:一行的文字不宜太長,一個段落大約3~4行,段落與段落之間保持空一行的距離。小君:文字的設定也不要太小,否則密密麻麻一大團,看起來真的很吃力。

4. 引用:如果對方的前一封信有詢問的事情,不妨引用對方的文字,讓他感覺到你的關心M,但也不要引用過多,造成信件太長;如果無法立即回覆,可以告訴對方回信的期限,讓對方知道你收到他的信,並且會處理。

5. 簽名:可以運用電子簽名,在可能的範圍內提供完整的聯絡資訊,讓對方容易找到你。電子簽名是許多email軟體的功能,可以多加利用,省時省力,又可以兼顧企業的服務品質與個人公關。內容可以包括自己的電話、傳真、地址、網站、部落格等資訊。

6. 結尾:在信的結尾,可以用新聞標題的方式,以一行字說明你的近況,讓對方瞭解你的個人動態。可以推薦一本好書或一個有意義的活動,增加雙方的互動。

7. 長度:現代人大多很忙碌,太長的電子信件使人厭煩,所以電子郵件的內容要儘量簡潔有力,清楚表達。若是有參考的網頁資料,可以附上網址,供對方參考,不要全部放在email裡面。
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