在財務管理規劃階段,一般是以數字及金額的方式來表式,這就是所謂的預算。

預算的基本定義,根據會計辭典的解釋可分為三點
(1) 為將來經營的準繩,並用於控制將來營運進行的一種財務計劃。
(2) 任何未來成本的估計。
(3) 任何有關人力、物力以及其他資源運用的有系統計劃。
是一個詳細計劃,以一些規定在一個特定時期中將需要與使用多少資源的定量項目表示。

壹、預算的功能

一般而言,預算具有下列功能:

(1) 規劃功能(Planning Function)
由於預算強迫企業需要規劃未來,以達到企業本身的目標。同時思考環境的限制與基本假設。透過預算的編製,以貨幣數字來表示未來計劃,可使企業目標更明確化、具體化。

(2) 溝通及協調功能(Communicating and Coordinating Function)
編制預算功能的過程中,對於各種活動的目標,必須在不同的部門間產生共識,因此就必須在部門間加強溝通與協調,從而決定企業整體預算及目標。

(3) 激勵功能(Motivating Function)
各部門人員參與預算的編製及各項標準是在各部門人員親自參與下所共同制訂,故較為合理並可達成,且較易做其認同,從而產生激勵員工自動自發努力達成工作目標的效果。

(4) 控制功能(Controlling Function)
透過預算的編製可以事先評估企業所需之資源及達成之目標,所以預算有事前控制之功能。再者,就預算與實際數加以比較,可找出差異,並分析其發生原因,做為事後控制與改善之參考。

編製預算之優點:
1. 能使管理人員未雨綢繆,並養成決策前凡事先計劃的習慣。
2. 能預先籌劃解決問題之方法,並使各種資源作最妥善的運用。
3. 以預算編製作為協調的工具,促使每一個人同心協力,達成共同的目標。
4. 作為控制的工具,有預算後,實際結果才有比較的基準,從而顯示資源之使用為有效或無效。
5. 預算可作為各部門績效衡量的工具。

貳、預算程序

會計師通常透過規劃功能中的一部份,也就是預算程序來幫助管理者。預算是在某一特定時間內,載明預估的收入和費用的一種財務規劃。預算將財務資料和管理規劃結合一些。大部分預算期間為一年,經常隨著每季修定。有效的管理者,特別在大公司,利用預算規劃使各部門的目標能調和一致。預算也是進行作業控制很適用的方法。由於經營環境的多變及競爭強勁,管理必須小心不要被預算限制了自己應有改變和創新的彈性。

大部分由主管和管理者提供資訊以供編製預算,同時和會計人員或者和熟悉會計程序的人一起完成。經理人依據不同的需求而需要不同型式的格式。大部分公司必須規劃和控制銷貨收入、生產成本以及現金需求。因此,一般常見的預算有:

◎ 銷售預算:預測銷貨單位數和售價為基礎完成銷貨收入的預測。
◎ 生產預算:為了配合銷貨需要和調整期末存貨水準的需求而預測多少數量單位應該製造出來。
◎ 銷貨成本預算:預估在製造產品時各種材料、人工、間接費用所需投入的成本。
◎ 現金預算:預估現金收入和支出。此項預算的目的在於防止公司用盡日常的營運資金。通常此預算涵蓋期間為30天到60天。

整體預算之範例與構成之內容:

1. 營業預算:
銷貨預算
生產需求明細表
直接材料購貨預算
直接人工預算
製造費用預算
銷售費用預算
管理費用預算
其他收入及支出預算
預計損益表

2. 財務預算:
直接材料存貨明細表
製成品存貨明細表
應收帳款預算
應付帳款預算
資本支出預算
現金預算
預計資產負債表
預計現金流量表

預算標準必需恰到好處,預算標準如訂得太低,則缺乏激勵的作用,標準訂得較緊,則激勵即可增加,惟標準訂得太緊,將導致員工對預算的仇視,則失去預算的激勵作用。

一公司之責任會計如太集中於某一責任範圍,則將導致部門經理過份重視該部門的目標,部門經理可能為擺脫預算的壓力,乃將責任轉嫁於其他部門之上,一部門如太重視本部門的目標,可能違背整個公司的目標。

編製預算時,應不可忽視人群關係,管理人員往往過於重視預算的機械作用或技術面,而忽視預算的人性面,需知事在人為,最終目的與目標係由人來達成,因此討論人對預算之影響及預算對人的影響極為重要。

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