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試算表本來只是將分類帳個科目的餘額抄寫過來,然後將借方金額加總與戴方金額加總,看是否借貸平衡,也就是判斷記帳是否正確的初步報表。

 

 一般而言,試算表應包括下列資料:

1.總帳編號:方便快速由分類帳中找出對應的帳戶。

2.會計科目:依照會計科目編號的順序,將會計科目名稱填入此欄。因此,試算表的會計科目順序應為流動資產、固定資產、流動負債、股東權益、銷貨收入、銷貨成本、營業費用、其他營業外收入。

3.借方餘額:分類帳中有借方餘額的帳戶,將其借方餘額抄入試算表「借方餘額」欄。

4.貸方餘額:分類帳中有貸方餘額的帳戶,將其貸方餘額抄入試算表「貸方餘額」欄。

5.合計欄:將借方餘額欄的各金額加總,貸方餘額欄的各金額加總填在借方餘額及貸方餘額的合計欄內,其借方餘額的合計數應與貸方餘額的合計數相同。

 

 

 

在以前,判斷試算表是否初步正確,是看借方金額加總是否等於貸方金額。然而目前由於多是用會計軟體記帳,所以借方金額多半等於貸方金額。

那麼,只要借方金額等於貸方金額就表示帳記對了嗎?就表示試算表的餘額合理嗎?

首先必須先聲明,微型企業由於沒有正確的存貨紀錄與成本紀錄,可能無法編制資產負債表及損益表。

因為資產負債表必須要有期末存貨的金額,損益表必須要有銷貨成本的金額,而如果買賣業沒有存貨帳,或製造業沒有成本會計,根本沒辦法編製資產負債表及損益表,試算表是唯一可以編製,而且用來看企業的會計數字是否合理的報表。

除了借方金額及貸方金額加總必須相等外,通常資產類科目其餘額為借方餘額(簡稱借餘),負債及股東權益類科目為貸方餘額(簡稱貸餘),收入類科目為貸餘,成本及費用類科目為借餘。例如現金帳戶編號為「1111」其餘額應該是借方餘額。同樣的負債及股東權益的科目其餘額通常為貸方餘額。收入類的餘額通常為貸方餘額,成本及費用類的科目餘額通常為借方餘額。

除了一些評價科目,例如銷貨退回及折讓,是銷貨的減項,所以應該為借方餘額,進貨退出及折讓,是進貨的減項,應該為貸方餘額。累計折舊為固定資產的減項,應該為貸方餘額。這就是初步的判斷。

再來就是合理性的判斷:

1.   公司的薪資每個月多少錢,勞保、健保每個月多少錢、水電費每個月多少錢通常都可以掌握,所以可以一一檢視這些數字是否合理。

2.   至於應收帳款與應付帳款是否合理,就要看它與銷貨及進貨的關係,如果平均每個月銷售為100萬元,企業通常收款期間為兩個月,則合理應收帳款應該是200萬元,帳面上的數字與200萬元差距過大可能就不合理。同樣的企業通常的付款期間為三個月,如果平均每月進貨為60萬,則合理的應付帳款應為120萬元,帳面上的應付帳款餘額如果與120萬元差距過大就顯示不太合理。

 

以上為試算表是否合理的初步檢測。但是試算表沒有辦法看出企業是否賺錢,可是仍然有一些初步的數據可以協助企業經營者瞭解企業的現狀。

1.   將流動資產與流動負債比,如所流動資產的金額遠大於流動負債,就是表示短期償債能力還可以。

2.   將銷貨與進貨比,銷貨如果大於進貨,就顯示較正面的經營成果。

3.   將應收帳款與銷貨比,或應付帳款與進貨比,可以顯示應收帳款的收款績效以及應付帳款的付款期間是否合理。

 

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