finance168財經學院(百萬部落格)

每個企業都要會計，政府是如此的認定，至少稅法是如此規定，只要你開始使用發票，申報營業稅，大概就是要有會計記帳。

然而實際上，很多企業並沒有記帳，或沒有正確的記帳。

為什麼呢？因為不覺得沒有會計，沒有會計報表有什麼不方便。

通常一開始是記流水帳，就是將每天的收支用日記本記下來。

存貨帳可能有管理可能沒管理，但是自成一格，與普通會計並沒有連結。

至於應收帳款，就是出貨時開立送貨單由客戶簽收，然後在請款時，開立發票向客戶請款。

有關貨款的支付，就是供應商開發票及列明細來請款。

這樣子來看，好像不用會計，只要有人管零星收支的流水帳，有人管倉庫，有人請款，有人管採購及付款就好了，小企業可能都是同一個人在處理。

那會計做什麼用的呢？為何會有現代的會計呢？

現代的會計發展於文藝復興時代的威尼斯，最大的特色就是複式簿記，也就是一筆交易同時會有借方及貸方的紀錄，例如銷貨，以前的流水帳就是紀錄什麼時候？銷售什麼東西？多少數量？多少錢？

複式簿記是記入現金的增加或應收帳款(債權)的增加，同時也記錄銷售的增加。

這樣子同時記入借方與貸方，借方的金額等於貸方的金額，兩者如果不一樣，就是記錯了，這個有自我勾稽的功能，增加紀錄的正確性。

然而小企業開始記帳時，也是用手工，或者買一套便宜的軟體，也是開立傳票，有借方有貸方的的記錄起來，同時也可以列印試算表、資產負債表及損益表，看起來好像會記帳，有記帳的樣子。可是實際上有記等於沒記，因為沒有人相信所寄的內容是正確的。

沒有人相信他記入的存貨是正確的，存貨問題還是要靠另外的倉儲紀錄。沒有人會用帳上的應收帳款來請款，要請款仍然適用客戶的簽收單及發票。沒有人會利用帳上的應付帳款來付款，要付款仍然是靠供應商的請款單及發票。沒有人相信帳上的現金及銀行存款是正確的，有關現金及銀行存款是靠支票日記簿及網路銀行的餘額查詢。

如果所有的數字都不是來自於會計系統，內不是有記等於沒記嗎？

會計紀錄一定要有總帳有明細帳，然後明細表的金額加總與總的餘額相符。表示總帳的金額是有依據的。

然後明細資料可以驗證或對帳，來確認其資料的正確性。

通常，銀行存款有明細帳，可以和銀行的交易明細對帳。

應收帳款有明細帳，可以和客戶對帳和請款。

應負帳款有明細帳，可以和供應商對帳同時建核供應的請款資料是否正確。

存貨有明細帳，可以用來與進貨單或出貨單對帳，也可以作為盤點的依據。

如果可以做到這樣，就是會計系統的初步要求。

1.   有借方有貸方，借方金額等於貸方金額。

2.   有總帳有明細帳，總帳金額等於各明細帳金額加總。

3.   明細帳可以用來驗證、對帳與盤點。

這樣子編出來的報表就有依據，數字可以為人所信任，因為有了自我勾稽的系統維持其正確性。

企業什麼時候會到這個階段呢？

由於如此處理，耗工費時，除非體認到他的好處，否則沒有人吃飽飯沒事做，增加資料處理成本，做吃力不討好的工作。

什麼時候必須要有健全的會計系統呢？

1.   必須有正確的帳，讓新加入的資本主進來，有新的資本主進來時，企業就不是你創辦人一個人說算了，必須有大家相信的帳與報表，供股東或合夥人了解公司現狀，否則一定會起糾紛，企業經營也不長久。

2.   當企業的創辦人或負責人，想要用會計資訊來管理公司，或藉由會計資訊瞭解企業的現狀的時候，也就是已經無法獲不滿足於只用走動性管理或目視管理來管理企業的時候，就需要正確的會計資訊。