很多公司都會面臨開帳的問題,最常見的開帳就是每年的 一月一日 ,將去年年底的結帳打開。

然而很多公司由於過去沒有記帳,或者帳記得亂七八糟,報表的數字與實際狀況根本不一樣,這個時候想要正確的記帳,產生正確的報表,就必須要開帳。

為什麼會報表的數字與實際的狀況有很大的差距呢?

通常是記帳人員每天開傳票,然後就輸入記帳系統,最後就產生財務報表。

然而財務報表的現金可能為100萬,但是銀行的存摺卻顯示只有20萬。或者報表上的存貨有300萬,但是沒有人相信那個數字,因為實際上倉庫的存貨可能與這個數字有很大的距離。報表上的應收帳款有50萬,但是客戶卻寄來70萬的支票。

如果遇到以上的情形,請立刻將會計人員調離,因為這個報表有做等於沒有做,在那邊浪費時間,列印報表還需要浪費很多紙張,乾脆不要記帳算了。

那如果報表的數字是不可相信的,企業如何運作呢?

企業目前有多少錢?看存摺就知道了。

客戶欠我門多少錢,將送貨單與發票加一下,就可以去請款了。

我們欠供應商多少錢?不用怕,他們會來請款!

存貨剩多少?去看一下倉庫,盤點一下!或者倉庫自己又紀錄進銷存的資訊,根本不需會計報表!

進貨成本多少,看一下最近進貨的發票價格就好了!

如果企業的財務資訊是如此的取得,那麼會計根本就沒有什麼需要,沒有了複式簿記系統,會計退回到15世紀以前的流水帳,根本就是石器時代。

所以就必須要有正確的會計紀錄,如何開始呢?

就是要開帳!

第一次開帳就正確的機會不大,因為過去那麼多年來都沒有正確的會計紀錄,所以難免會落東落西的。但是不重要,只要你準備了明細表,漸漸的正確的數字就可以產生出來。

所以開帳的第一件事就是編制重要科目明細表。

而且要決定開帳日,也就是資產負債表日,以資產負債表日編製明細表。

例如9/30為開帳日,就必需取得各銀行帳戶9/30日的餘額,然後將之編製明細表並加總。

再來就是取得手中的應收票據(客票),編製明細表,並加總。

然後必須要取得9/30日各客戶的應收帳款餘額,將之編製明細表,並加總。

然後必須要盤點存貨,估計存貨的單位成本,將之編製明細表,並加總。

然後必須要盤點固定資產,估計耐用年數及剩餘耐用年數,編製財產目錄。

然後就是要取得銀行的借款對帳單,將之編製明細表並加總。

再來是紀錄應付票據,這個可以由支票的存根聯抄寫,將之編製明細表並加總。

然後取得9/30欠各供應商的應付帳款餘額,編製明細表並加總。

將資產各科目的金額加總後,減去負債各科目的金額合計數,差額就是股東權益。

股東權益減去投入資本,剩下的就是累計盈虧,也就是公司從設立到目前為止經營的成績單。

這些明細表的金額,事後都可以再進一步的確認,例如應收帳款明細中,A客戶的應收帳款是40萬,結果到了10月份,僅收到35萬。也就是當時的應收帳款高估了5萬,可以做調整分錄,借:累計盈虧(保留盈餘)貸:應收帳款。

這樣子過了兩個月以後,應該有95%以上的資產負債科目都正確了。

如果資產負債科目正確,那損益數字相對的也會正確。

同時,所有的科目金額都有明細可以對帳貨確認,財務報表的數字才是可相信的。

然而如果開帳後,仍然亂七八糟,例如進貨沒有納入庫存與應付帳款。老闆用公司的錢也沒有告訴會計。錢收回來了,沒有通知會計銷帳。出貨也沒有寫出貨單,那麼一下子帳又亂了,於是下次又要再開一次帳。

第一次開帳,可以說會計人員沒有據實記帳!第二次開帳就是顯示管理的問題!第三次開帳,表示你這家公司永遠留在石器時代,沒辦法進入用會計資訊管理的境界。公司必須依賴老闆的目視管理或走動管理,無法依照會計數字或制度來管理,那永遠是微型企業了。

微型企業又有什麼關係,快樂就好!

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