很多企業都想將瑣碎的會計事項合在一起處理,例如零用金就是了。

如果買一包衛生紙就要開一次傳票,買個橡皮擦也要開傳票,那為免要開太多傳票了。

零用金制度就是可以節省這個問題,通常零用金需求多少是可以用過去每天的零用金支出加上統計的方法求出。

然而如此處理太複雜,可以先給一個金額例如1000元,然後過了半個月都沒有用完,表示太多,如果兩三天或一個星期就用完來還要在申請零用金,就表示零用金的額度不夠,要多ㄧ點零用金才夠用。

零用金的好處就是不用每天去控管這些瑣碎的雜支,只要在報銷時加以審核就好了。

通常零用金的分錄如下:

設立零用金時,借:零用金  貸:現金

平時的零用金支出,不用分錄。

零用金用完要報銷時,必須檢送明細表與原始憑證報銷,例如編製固定的表格:

日期

說明

文具用品

郵電費

交通費

…..

其他

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

合計

 

 

 

 

 

 

 

以這些表格的各科目的合計數,就可以開傳票。

分錄為,借:文具用品  借:郵電費  借:交通費 ….. 貸:現金

這樣就可以將每天的零星支出彙總,每個月只開一、兩張傳票,節省會計作業。

 

至於金額較大的支出,就必須要寫費用申請單,或者要有請購、訂購、驗收的程序,而且通常是以支票支付,不能用零用金來支付。

 

這就是零用金的管控制度,與其優點。

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