應付帳款是公司的主要流動負債,是因為向供應商賒購而產生,應付帳款的主要風險在於已實際發生而未入帳,例如實際上已進貨並且月底盤點已計入存貨中,但尚未紀錄其應付帳款。以及有多付款貨重複付款的情形發生,使公司導致損失。有關應付帳的查核介紹如下:

查核應付帳款帳戶餘額是否正確,與貨款的付款是否依規定做適當的處理。

查核目的:

驗證應付帳款餘額的正確記錄與確實存在。

確保應付帳款餘額的合理性。

確保應付帳款交易均依公司規定處理並記錄。

 

驗證性查核

查帳目的:在驗證資產負債表的應付帳款餘額係由帳載所產生,其金額正確且確實存在。

 

取得各供應商應付帳款明細表將餘額加總與試算表或資產負債表的應付帳款餘額核對是否相符

查帳目的:

驗證應付帳款的金額的總帳餘額與明細帳餘額一致,從而可以了解資產負債表或試算表上應付帳款餘額的內容為何?係由哪些明細所組成。並可以以明細表的各明細帳的餘額為基礎,做進一步驗證性的查核。

 

由應付帳款明細表供應商應付帳款餘額核至各應付帳款明細帳餘額是否相符

查帳目的:

驗證支持資產負債表與試算表應付帳款餘額的明細表各供應商的應付帳款餘額係由明細分類帳餘額所編製而成,其資料係由會計帳簿組織的紀錄所產生,並非憑空毫無依據所捏造出來。

 

必要時要由應付帳款明細帳編製對帳單與供應商對帳

查帳目的:

公司的帳簿組織所產生的總帳與明細分類帳的紀錄一致,只能確定所提供的交易資料都紀錄帳簿組織正確處理。至於所提供的交易資料是否正確,該紀錄是否實際存在,則有賴於與供應商實際對帳,取得交易外部客觀的證明,也驗證應付帳款餘額的實際存在。

 

合理性查核

查核目的:驗證應付帳款餘額是合理的,如有重大變動可了解其原因,已提供進一步查核或作為改進的依據。

 

與去年比較應付帳款週轉率或應付帳款付款期間看是否有進步或退步的情形

查帳目的:

應付帳款週轉率或應付帳款付款期間如果有不尋常的增加或減少,除非提出合理的解釋,否則可能對其應付帳款的期末餘額產生合理性的懷疑,必須要做更多的對帳與驗證行動,來驗證其正確性。

 

編製各供應商應付帳款付款期間看何者優於全公司平均付款期間或去年平均付款期間,何者比全公司平均付款期間或去年平均付款期間為差?

查帳目的:

就組成應付帳款餘額的各供應商應付帳款的紀錄,計算個別供應商的應付帳款付款期間,分析出哪些供應商的應付帳款付款期間太長或太短,是導致整體應付帳款付款期間無法延長或縮短的原因,據以做適當的了解與改進,可驗證這些應付帳款的具體存在同時可以加強這些供應商應付帳款的管理。

 

 

遵循查核

查核目的:確定應付帳款都有依公司規定程序處理並記錄,同時藉由違反規定及不正確紀錄的查核,提高公司應付帳款記錄的正確性並確保交易的進行與處理能符合公司規定的處理程序。

 

逆查

由應付帳款明細帳抽核應付帳款的增加都有合法之憑證?請訂購單、驗收單、存貨帳入帳、進貨發票都屬正常。

查帳目的:

應付帳款明細帳提供查帳的明細資料,一方面我們已驗證應付帳款明細帳的餘額與應付帳款明細表的記錄相符;如果能驗證應付帳款明細表的借貸記錄都是有合法的交易為依據,且確實記錄。則可以證明公司的會計記錄的正確性與交易係依據公司的作業程序所合法處理,同時也驗證公司的作業程序與規章有確實的被執行。

 

由應付帳款明細帳抽核應付帳款的減少都是

1. 付款且付款期間與公司規定或交易條件相符,且計入應付票據與銀行存款帳戶中

2. 進貨退回或折讓均有合於權限的專人核准

3. 貸方不能有奇怪的科目,如借暫收款 貸應付帳款,則可能有現金被挪用。

查帳目的:

應付帳款的減少,除了係貨款的支付外,必須了解該筆付款是在規定的期間支付給特定的人,以避免提早或延遲付款,或本筆交易是跳開發票及假交易真付款的情形,同時如果票據的受款人為實際交易人,且票據為禁止背書轉讓,則可以再產生糾紛時,保留追索與訴訟的權利。

進貨退回及折讓,都表示債務的減少,與公司權利之確保,應有專人負責。必須要驗證應付帳款的減少係合法進行,以避免有喪失公司的權利使公司的財產受到損失。

 

順查:

由請訂購、驗收單及發票,抽核至應付帳款明細帳及存貨明細帳均有適當紀錄?

目的:

確保所有進貨均被合法的處理及紀錄,沒有高估應付帳款及低估應付帳款的情形,也沒有漏記的情形。

 

特別注意的情況:

重複付款:

有時候廠商會針對同一筆進貨,開兩次發票,重複向本公司請款。會發生這種現象的原因,是因為公司的付款並非依據本公司的驗收單,而是依據廠商的送貨單付款。如果廠商的送貨單有本公司人員簽名,又有開立發票相本公司請款,本公司即付款。基本上該廠商可能並未有詐欺的意圖,而是因為其送貨單於送貨時一下子找不到,事後又請本公司他所熟悉的收貨人員補簽。於是該廠商對本公司同一筆進貨就進行兩次請款作業,本公司也照付。

在這裡必須說明的,所有的付款必須依照驗收,所有的驗收必須依照採購、所有的採購必須依照請購,因此在付款時必須將所有的付款單據整理完全。例如請購單上的品名、數量,與採購單上的品名數量一致,表示所採購的都是公司所必須請購的東西;採購單上的品名、數量、交期,必須與驗收單的品名、數量驗收日期相符,已確定品名、數量、交期是所採購的項目;採購單上的採購單價必須有人負責簽章,表示採購單價已經過規定的程序,例如詢價、比價、議價乃至於公開招標的程序。廠商發票的數量金額必須與採購單的資料一致、驗收的品名及數量及交期必須與發票及採購單上一致,以確保採購的品名、數量、交期之正確性,其發票的請款金額亦正確。同時驗收單的品名及數量必須很快的記到存貨明細帳,已確定存貨的資料之正確性。同時在付款時必須在相關的請款單據,註明已付訖的字樣,已避免同樣的單據重複付款。

 

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