如果老闆看到公司的報表,上面顯示公司的應收帳款為2000萬,你要如何看這個金額。首先必須確定應收帳款是否正確,而且確實存在。其次要確定應收帳款是否收的回來,也就是確定應收帳款的收款品質,如果收款品質不好,可能必須補提呆帳,同時該部門的收款績效與業務獎金也都必須向下修正。有關應收帳款正不正確,是否確實存在的問題,我們可以進行證實查核,有關應收帳款收款品質的問題,可以用分析性覆核程序驗證其合理性。

基本上,公司的帳準不準,報表上的應收帳款是否正確,是查核應收帳款很重要的目的,如果帳上的應收帳款與實際的不符,那麼這家公司的帳就是記好玩的,其真實性根本值得懷疑。

一般而言,要驗證帳上資料的正確性,就必須與外部單位對帳才可以。但是與客戶對帳是一個客戶一個客戶對帳,而無法以試算表或資產負債表的總金額和客戶對帳,因此要驗證試算表或資產負債表上應收帳款的正確性,就必須要有公司各客戶的應收帳款明細的資料才行。因此必須要編製客戶別應收帳款明細表,例如甲客戶12月底應收帳款餘額500萬、乙客戶12月底應收帳款1200萬、丙客戶12月底應收帳款餘額300萬,合計公司的應收帳款12月底餘額為2000萬。這個合計金額2000萬,必須要與資產負債表或試算表上的應收帳款金額一樣,才可證明,試算表或資產負債表上的應收帳款金額是有實際存在的數據所彙總紀錄而成,或者說,資產負債表餘額或試算表上的餘額是有實際的數據來支持它的存在,不是亂編出來的。然後呢,我們在以應收帳款明細表的金額與客戶對帳,亦即甲客戶12月底餘額500萬、乙客戶12月底餘額1200萬、丙客戶12月底存款餘額300萬與客戶對帳,可以發對帳函(函證)給客戶,其金額是否一致。如果一致的話就是證明我們應收帳款的紀錄是確實存在而且正確的,也就是說,試算表或資產負債表上應收帳款金額是實在而且可驗證的。如果不一致也沒關係,因為有些金額本公司先入帳,客戶因為跨月而未入本月份的帳。但是有些狀況就必須更正了,例如客戶已付款而公司並未入帳,此時必須判定公司員工是否有中飽私囊的情形,或是祇是公司延遲入帳而已,延遲入帳的時間如超過3天,那也顯示公司的內部控制有很大的缺失。有時候公司帳上的應收帳款的紀錄為200萬元,可是客戶的應收帳款為180萬元,那就必須追蹤原因,到底是客戶未依定價付款,還是品質有瑕疵,必須進一步調查清楚,如果是本公司的問題,必須重開發票或辦理銷貨折讓,已反映實際的銷貨與應收帳款的價值。

然而編製應收帳款明細表的先決條件是公司必須要設有應收帳款明細分類帳,如果公司沒有設有應收帳款明細分類帳,那顯示公司在應收帳款的控制上有基本的缺失,同時對於客戶的銷貨請款與收款的作業,並非由會計系統所提供的資訊,由於會計系統的複式簿記的特性以及總帳及明細帳勾稽的特性,同時藉由存貨、應收帳款、銀行存款三個科目的對帳與盤點,可以很容易發現應收帳款收款的問題,如果沒有各客戶的應收帳款明細分類帳,表示公司銷貨及收款管理尚未上軌道。

依照上面的探討要查核應收帳款可以簡述如下:

查核應收帳款帳戶餘額是否正確,與貨款的收回是否依規定做適當的處理。

查核目的:

驗證應收帳款餘額的正確記錄與確實存在。

確保應收帳款餘額的合理性。

藉由查帳提高應收帳款的收款績效與適當的執行債權確保。

確保應收帳款交易均依公司規定處理並記錄。

 

驗證性查核

查帳目的:在驗證資產負債表的應收帳款餘額係由帳載所產生,其金額正確且確實存在。

 

取得各客戶應收帳款明細表將餘額加總與試算表或資產負債表的應收帳款餘額核對是否相符?

查帳目的:

驗證應收帳款的金額的總帳餘額與明細帳餘額一致,從而可以了解資產負債表或試算表上應收帳款餘額的內容為何?係由哪些明細所組成。並可以以明細表的各明細帳的餘額為基礎,做進一步驗證性的查核。

 

由應收帳款明細表客戶應收帳款餘額核至各應帳款明細帳餘額是否相符?

查帳目的:

驗證支持資產負債表與試算表應收帳款餘額的明細表各客戶的應收帳款餘額系由明細分類帳餘額所編製而成,其資料係由會計帳簿組織的紀錄所產生,並非憑空毫無依據所捏造出來。

 

必要時要由應收帳款明細帳編製對帳單與客戶對帳。

查帳目的:

公司的帳簿組織所產生的總帳與明細分類帳的紀錄一致,只能確定所提供的交易資料都紀錄帳簿組織正確處理。至於所提供的交易資料是否正確,該紀錄是否實際存在,則有賴於與客戶實際對帳,取得交易外部客觀的證明,也驗證應收帳款餘額的實際存在。

 

合理性查核

查核目的:驗證應收帳款餘額是合理的,如有重大變動可了解其原因,已提供進一步查核或作為改進的依據。

 

與去年比較應收帳款週轉率或應收帳款收款期間看是否有進步或退步的情形

查帳目的:

應收帳款週轉率或應收帳款收款期間如果有不尋常的增加或減少,除非提出合理的解釋,否則可能對其應收帳款的期末餘額產生合理性的懷疑,必須要做更多的對帳與驗證行動,來驗證其正確性。

 

編製各客戶應收帳款收款期間看何者優於全公司平均收款期間或去年平均收款期間,何者比全公司平均收款期間或去年平均收款期間為差?

查帳目的:

就組成應收帳款餘額的各客戶應收帳款的紀錄,計算個別客戶的應收帳款收款期間,分析出哪些客戶的應收帳款收款期間太長,是導致整體應收帳款收款期間無法進步的原因,據以做適當的了解與改進,可驗證這些應收帳款的具體存在同時可以加強這些客戶應收帳款的管理。

 

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